Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Wavox (dalej: Administrator), operator serwisu wavox.ai. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail: [email protected]

2. Jakie dane zbieramy

• Imię i nazwisko – przy składaniu zapytania lub rejestracji konta
• Adres e-mail – do komunikacji i uwierzytelnienia w systemie
• Numer telefonu – na potrzeby demonstracji produktu i wsparcia
• Nazwa firmy, stanowisko i branża
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, pliki cookies
• Historia rozmów w widżecie czatu i zgłoszeniach obsługi klienta
• Dane audio z rozmów przeprowadzonych przez bota głosowego (za zgodą wszystkich stron)

3. Podstawa prawna przetwarzania (art. 6 RODO)

• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą (m.in. formularze kontaktowe, newsletter)
• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (analityka, bezpieczeństwo systemów, obrona przed roszczeniami)

4. Cele i okresy przetwarzania danych

• Obsługa formularzy kontaktowych i demonstracji produktu – przez czas realizacji i 2 lata po zakończeniu
• Realizacja umowy i obsługa konta klienckiego – przez czas trwania umowy i 5 lat po jej wygaśnięciu (wymogi rachunkowe i podatkowe)
• Marketing bezpośredni – do momentu wycofania zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu
• Poprawa jakości usług i analityka – w formie zanonimizowanej lub przez okres do 2 lat
• Obrona przed roszczeniami – przez okres przedawnienia wynikający z przepisów prawa

5. Przekazywanie danych stronom trzecim

Twoje dane mogą być przekazywane podprocesorom działającym na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych: Supabase Inc. (baza danych, uwierzytelnienie), Retell AI Inc. (synteza i analiza mowy), Telegram Bot API (powiadomienia wewnętrzne). Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, z wyjątkiem przypadków, gdy odbiorca zapewnia odpowiedni poziom ochrony na podstawie decyzji Komisji Europejskiej lub standardowych klauzul umownych (art. 46 RODO).

6. Cookies i technologie śledzące

• Cookies niezbędne – wymagane do prawidłowego działania serwisu i uwierzytelnienia (podstawa: uzasadniony interes)
• Cookies analityczne – pomiar ruchu i zachowań użytkowników (podstawa: zgoda)
• Cookies funkcjonalne – zapamiętywanie preferencji językowych i sesji (podstawa: uzasadniony interes)

Możesz zarządzać plikami cookies w ustawieniach przeglądarki lub wycofać zgodę za pośrednictwem banera cookies. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

7. Twoje prawa (art. 15–22 RODO)

• Prawo dostępu – możesz uzyskać potwierdzenie przetwarzania i kopię swoich danych
• Prawo do sprostowania – możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych
• Prawo do usunięcia – możesz żądać usunięcia danych w przypadkach określonych w art. 17 RODO
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz żądać wstrzymania przetwarzania danych w przypadkach z art. 18 RODO
• Prawo do przenoszalności danych – możesz otrzymać dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie
• Prawo do sprzeciwu – możesz sprzeciwić się przetwarzaniu na podstawie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO)
• Prawo do wycofania zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność wcześniejszego przetwarzania

Wnioski dotyczące realizacji praw kieruj na adres: [email protected]

8. Bezpieczeństwo danych

Wdrożyliśmy techniczne i organizacyjne środki ochrony danych odpowiednie do poziomu ryzyka, w tym szyfrowanie połączeń (TLS/HTTPS), kontrolę dostępu opartą na rolach, monitoring incydentów oraz regularne przeglądy bezpieczeństwa. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych informujemy właściwy organ nadzorczy w ciągu 72 godzin od uzyskania wiedzy o naruszeniu.

9. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO, masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, e-mail: [email protected], strona: www.uodo.gov.pl.

10. Zmiany polityki prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki prywatności. O istotnych zmianach poinformujemy za pośrednictwem strony internetowej lub drogą e-mailową. Data ostatniej aktualizacji wskazana jest na początku dokumentu.

11. Kontakt

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem: [email protected]